Cara Memutuskan Tugas Prioritas dengan Action Priority Matrix

Caratekno – Action Priority Matrix adalah sebuah tool yang dapat membantu mengelola lebih banyak waktu. Nanti anda dapat benar-benar memilih tugas yang sangat tepat dan menguntungkan.

Di dunia ini penuh denga keberuntungan dan manfaat. Sungguh rugi orang-orang yang tidak segera mengambil keuntungan tadi.

Nah, anda yakin mau memilih tugas-tugas yang tepat jika sudah tau caranya? Jika sudah tahu caranya selamat, pilihan tepat dan teruskan.

Jika masih belum tahu caranya, ana bisa baca tuntas artikel ini.

ACTION PRIORITY MATRIX

Sebuah cara yang sangat sederhana sekali yang akan membantu anda menggunakan waktu secara tepat.

Caranya bagaiamana?

Coba simak gambar di bawah ini.

Coba anda simak gambar kolom matrix terdiri dari 2 kolom 2 baris. dua kolom kekanan (x-axis) untuk kolom Usaha (effort) ringan atau susah, kemudian dua baris ke atas (y-axis) untuk dampak hasilnya besar atau kecil.

Mudah kan cara bacanya?

OK, kita lanjut ya

Untuk cara menggunakan tabel ini anda cukup tulis terlebih dahulu tugas-tugas harian di lembaran catatan yang sudah anda buat.

Jika tidak punya silahkan download dulu disini.

Kemudian setelah selesai menulis task, anda periksa sesuai usaha (effort) dan hasilnya (impact).

Empat kuadran penting yang perlu anda pahami.

1. Quick Wins

Kuadran ini bagian task yang butuh usaha ringan/mudah/gampang namun dampak hasilnya luar biasa besar. Kuadran ini sangat menarik jadi incaran semua orang, sebab usaha kecil hasilnya besar. Contohnya, follow-up ke calon buyer yang janji transfer.

Segera selesaikan tugas di kuadran ini secepat kilat karena masuk prioritas tinggi.

Berikan waktu khusus dan fokus untuk menyelesaikan tugas-tugas ini dengan maksimal.

2. Major Projects

Kuadran ini berisi tugas yang berdampak besar hasilnya, namun usahanya juga tidak mudah (berat).

Tidak seperti kuadran nomer satu, ini perlu usaha keras dan lumayan banyak menyita waktu.

Poin ini bisa dimasukkan sebagai tugas prioritas berikutnya setelah selesai mengerjakan quick wins.

Sebab anda nantinya butuh keseriusan dan kerja keras untuk menuntaskan proyek besar ini. Namun, perlu juga anda berhati-hati berikan rambu-rambu agar tidak kehilangan waktu.

3. Fill-ins

Kuadran ini usaha kerjanya ringan dampak hasilnya juga ringan.

Tugas ini hanya sebagai tugas sampingan saja disaat banyak waktu luang.

Saran saya kerjakan setelah tugas kuadran 1 dan kuadran 2 selesai.

Sebagai opsi, delegasikan kepada orang lain yang lebih profesional jika anda bisa.

Atau bahkan, anda pertimbangkan untuk menghentikan tugas-tugas ini sama sekali jika memungkinkan.

4. Thankless Tasks

Bagian kuadran ini bisa dibilang sebagai buang-buang waktu secara cuma-cuma.

Sebab usahanya yang berat tidak sebanding dengan hasilnya yang kecil sekali.

Nah, hindari bagian ini, Hapus dari tugas harian.

Buang jauh-jauh tugas berat ini.

Hasilnya tidak sepadan dengan apa yang anda dapatkan.

CARA MENERAPKAN MODEL ACTION PRIORITY MATRIX

1. Tulis semua tugas yang anda butuhkan secara lengkap.

2. Beri nilai skor pada setiap hasil dan usaha. Anda bisa menggunakan skala yang anda sukai seperti 1-10, satu sangat rendah, sepuluh sangat tinggi.

3. Tempatkan setiap aktivitas tugas di dalama matrix menurut skor hasil dan usaha yang sudah anda berikan tadi.

4. Pilih aktivitas yang paling prioritas.

• Berikan usaha cepat di kuadran Quick Wins
• Luang waktu yang ada untuk major project, gunakan waktu sebaik-baiknya untuk menyelesaikan proyek anda.
• Jika masih memiliki saia waktu sedangn tugas untuk tugas kuadran kerjakan segera atau anda bisa delegasikan bila memungkinkan.
• Eliminasi kuadran empat thankless task, sebab menyita banyak energi dan waktu untuk anda.
• Nah, cotohnya apa saja.

Contoh penerapan Action Priority Matrix

1. Quick Wins:

– Memberikan lead magnet, produk demo, bagi-bagi seminar gratis pada calon customer baru.
– Follow up lead prospek yang berpotensi membeli.
– Pengembalian form pajak

2. Major/Big Project

– Menulis buku
– Menulis blog
– Menyelesaikan desain ulang blog/website
– Menuntaskan rencana latihan strategis

3. Fill-In/ Filler Task

– Pesan tiket penerbangan
– Bayar tagihan
– Cek email yang prioritas rendah

4. Thankless Task

– Browsing internet website berita
– lihat media sosial-facebook

Secara grafis coba anda lihat matrix ini.

Gambar grafis matrix

Action Template
Template bisa anda download disini ya.

Variasi

Penerapan model ini tidak hanya digunakan untuk tugas prioritas pribadi saja. Anda bisa gunakan juga untuk tujuan lain yang lebih bervariasi.

• Gunakan model ini untuk membantu team menemukan prioritas kerja secara maksimal.
• Anda bisa gunakan model matrix ini jika anda memiliki rangkaian proyek yang ingin di analisa. Contoh kasusnya, anda bisa mengubah sumbu X menjadi Biaya dan sumbu Y Estimasi Pengembalian Dana
• Perlu anda ketahui bahwa Action Prioritas Matrix ini adalah variasi relevan denga Matrix Eisenhower, dimana menggunakan prinsip tugas-tugas prioritas personal Mendesak (Urgent) dan Kepentingan (Important).

Kesimpulan

Action Priority Matrix ini metode/ cara mudah mengambil keputusan, yang akan membantu anda menemukan tugas peluang prioritas tinggi.

Tugas kerja akan cepat dikelompokkan ke dalam 4 bagian kuadran/ kategori/ kelompok: Quick Wins, Major/Big Project, Fill-ins/ Filler Task, dan Thankless Task.

Kuadran Quick wins kerjakan secara cepat dan segera. Kuadran Big Project luangkan waktu lebih untuk tugas ini, dedikasikan usaha anda untuk menuntaskan proyek.

Kuadran Filler task setelah tugas 2 kuadran di atas dikerjakan, kerjakan saat waktu luang. Singkirkan untuk kuadran keempat Thankless jika perlu, sebab buang energi dan waktu.

Jika anda disiplin mengerjakan tugas sesuai Action Priority Matrix ini secara simultan terus menerus, Anda akan segera melihat perubahan dan hasil yang gemilang.